Tugas Softskill Bahasa Inggris Bisnis 2 (Surat)

Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

Jenis-jenis Surat
1. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b. Surat Rahasia

Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c. Surat konfidensial

Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat Segera

Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c. Surat Biasa

Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

5. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa

Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b. Surat Kilat

Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

Contoh Surat dengan bahasa inggris

1. Contoh business letter (Block Format)

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable



2. Contoh Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob,Powers

Accounts Receivable



3. Contoh Business Letter (Semi-block Format)




3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286


October 5, 2004


Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534


Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.


Sincerely,


Signature
Bob Powers
Accounts Receivable

Sources : 

1. http://ita-ramawati.blogspot.com/2014/10/format-surat-bisnis-tugas-2-bahasa.html
2. http://erwinprayuda.blogspot.com/2013/06/tugas-softskill.html

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari Mas-Toeng Berbagi. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow Mas-Toeng Berbagi dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh Hacktools pada tanggal Wednesday 25 March 2015